Porque é que não se apaga
Cada documento emitido é assinado digitalmente, e a assinatura de cada um inclui a do anterior. É uma corrente: mexer num elo faz com que todos os seguintes deixem de bater certo.
É exatamente esse o objetivo. Se fosse possível alterar uma fatura de há três meses sem deixar rasto, o histórico não provava nada — e é o histórico que a certificação existe para proteger.
Por isso, quando um programa certificado se recusa a apagar um documento, não está avariado nem mal desenhado. Está a fazer o que tem de fazer.
Nota de crédito: a forma normal de corrigir
A nota de crédito é um documento próprio, com a sua numeração e a sua assinatura, que reduz o que foi faturado. Fica ligada ao documento de origem e diz porquê.
Pode creditar tudo — para anular a fatura na prática — ou apenas parte, quando o erro é só numa linha ou numa quantidade.
- Errou o valor ou a quantidade: nota de crédito pela diferença, ou pelo total seguida da fatura certa.
- Errou o cliente: nota de crédito total e nova fatura ao cliente certo.
- O serviço não chegou a ser prestado, ou foi devolvido: nota de crédito total.
- Errou apenas a descrição, sem mexer em valores: fale com o seu contabilista antes de creditar — nem toda a correção formal exige nota de crédito.
Não se pode creditar mais do que se faturou
Uma linha já creditada não pode voltar a ser creditada pela mesma quantidade. Se uma fatura tinha quatro horas e já foram creditadas duas, restam duas — e um programa que faça as contas bem recusa a terceira nota de crédito que passe desse limite.
Parece uma obviedade, mas é uma das formas mais comuns de um histórico ficar inconsistente sem ninguém reparar: várias notas de crédito parciais emitidas em alturas diferentes, cada uma sem olhar para as anteriores.
Anular é diferente de creditar
Anular marca o documento como anulado; creditar emite um segundo documento que o contrabalança. Em ambos os casos o original continua a existir, e continua a aparecer no SAF-T — anulado, mas presente.
Qual dos dois se usa, e quando, é uma decisão que depende do caso e do momento. É uma boa pergunta para o seu contabilista, e uma má pergunta para a internet.
Perguntas frequentes
Já enviei a fatura errada ao cliente. Tenho de lhe dizer?
Sim, e convém que seja antes de ele a pagar ou a lançar na contabilidade dele. Uma nota de crédito que aparece sem aviso obriga o contabilista do cliente a descobrir sozinho o que se passou.
Posso emitir a nota de crédito no mês seguinte?
Pode emitir mais tarde do que a fatura, mas quanto mais tempo passa mais provável é que o documento errado já tenha entrado nas contas dos dois lados. Sobre prazos e efeitos no IVA, pergunte ao seu contabilista.
E se o erro for só uma gralha no nome do cliente?
Depende de se a gralha afeta a identificação fiscal. Um nome com uma letra trocada não é o mesmo problema que um NIF errado. É precisamente o tipo de distinção que não se deve resolver por conta própria.
Quer isto tratado por si?
O guia responde à pergunta de hoje. O FaturaPT guarda o contexto da sua empresa, emite como a lei manda e avisa antes do prazo.
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